Que faire de ces vidéoconférences gruge-temps?
Depuis près d’un an, les entreprises sont passées au télétravail quasi généralisé et les vidéoconférences continuent de dominer nos agendas. Le moment est venu de réévaluer nos plans d’urgence, réfléchir à ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, à commencer par les vidéoconférences!
La fatigue reliée aux vidéoconférences est réelle
Si vous vous sentez complètement épuisé après un marathon de réunions devant la caméra semaine après semaine, vous n’êtes pas seul. Le problème — dans ce cas, la fatigue reliée aux vidéoconférences, ou « Zoom fatigue », comme l’appellent nos voisins américains — est réel!
Les spécialistes sont d’avis que les réunions en ligne sont particulièrement épuisantes par rapport aux réunions en personne ou même aux appels téléphoniques. C’est logique. Devant une caméra, nous devons être attentifs d’une manière différente, sans parler de la concentration supplémentaire nécessaire pour compenser le fait que la communication à distance, même par vidéo, n’est pas aussi naturelle qu’en personne.
Selon le Dr Steven Hickman, professeur clinicien associé à l’Université de Californie à San Diego, la concentration requise pour voir et interpréter simultanément plusieurs visages, dont le vôtre, sur un écran équivaut à un « multitâche intensif ». Si vous enchaînez les réunions multitâches intensives dans votre journée, il n’est pas étonnant que vous ayez envie de lancer votre ordinateur portable avant 17 heures!
Puisque les réunions en ligne ne sont pas près de disparaître, voici quelques stratégies pour revoir votre approche des réunions virtuelles et réduire le risque d’épuisement.
Connaissez votre nombre limite de réunions et tentez de le respecter
Même lorsque les réunions avaient lieu au bureau, leur nombre constituait un défi. D’après certaines estimations, les cadres intermédiaires passeraient environ 35 % de leur temps en réunion et les cadres supérieurs jusqu’à 50 % de leur temps.
Avec tout ce temps passé à discuter de ce qui doit être fait et de la façon dont cela doit être fait, il ne reste plus beaucoup de temps pour faire les choses. Malgré la nécessité des réunions, un effort délibéré s’impose pour améliorer leur efficacité chaque fois que possible.
La facilité d’organisation des vidéoconférences pourrait bien constituer une partie du problème. Pour envoyer un lien vers une réunion virtuelle en plein clavardage il suffit maintenant de quelques clics. Nul besoin de réserver une salle de réunion d’agenda à vérifier.
Certes, il est parfois plus rapide de parler et la vidéo fournit des repères visuels propices à la communication, pour davantage de contexte et de clarté. Par contre, la maxime « ce n’est pas parce qu’on peut faire quelque chose qu’on devrait le faire » s’applique tant aux réunions en personne qu’aux réunions virtuelles.
Pour optimiser votre emploi du temps, choisissez judicieusement vos réunions par vidéoconférence. Certains spécialistes conseillent de ne pas passer plus de 14 % de votre journée de travail en réunion. Cela peut prendre un certain temps pour y arriver, mais une fois que vous aurez récupéré cette grande partie de votre journée passée auparavant devant une mosaïque de visages, vous ne pourrez plus revenir en arrière!
Réservez des périodes sans réunion
Cette pratique fonctionnait bien lorsque nous étions au bureau alors il est temps de l’appliquer au télétravail! Réserver des plages de temps sans réunion dans votre agenda afin de pouvoir vous concentrer sur d’autres tâches est essentiel pour gagner en productivité et en efficacité.
Lorsque vous établissez votre agenda, réfléchissez à la façon dont l’attention varie naturellement au cours de la journée. Votre équipe préfère-t-elle se réunir à la première heure du matin autour du premier café de la journée, ou est-elle plus communicative en milieu de matinée? Dans la mesure du possible, évitez de programmer des réunions consécutives et mettez en œuvre toutes les pratiques exemplaires en matière de réunions, telles que la proposition d’un ordre du jour à l’avance et le respect d’une limite de temps.
Exploitez d’autres outils de travail en équipe
Que ce soit Google Workspace, Slack, ou Microsoft 365 avec MS Teams, les logiciels de collaboration destinés aux équipes à distance ne manquent pas.
Faites preuve de créativité avec certaines des autres fonctionnalités offertes par ces plateformes et remplacez les appels vidéo lorsque possible. Vous pouvez recourir à des outils de gestion de projet pour attribuer des tâches, créer des rappels, commenter l’avancement des travaux et, en fin de compte, gérer un projet et le maintenir sur la bonne voie.
Ces fonctions vous surprendront peut-être par leur capacité à maintenir la fluidité du travail, même sans interaction en direct.
Les tendances des méthodes de travail évoluent au fil du temps et parfois, elles changent pratiquement du jour au lendemain! Quoique la routine puisse s’installer, nous devons continuer à réfléchir à la manière dont nous pouvons travailler mieux, et non plus durement. S’il faut pour cela renoncer à un plus grand nombre d’appels vidéo, qu’il en soit ainsi!
Sources :
https://www.calendar.com/blog/perfect-amount-of-meetings-per-day-backed-by-science/
(en anglais seulement)
https://insights.dice.com/2020/09/22/5-ways-combat-zoom-fatigue-online-meeting-overload/
(en anglais seulement)