Un retour au bureau à planifier soigneusement
En pleine troisième vague de la pandémie au Canada, il est difficile de croire les gros titres vantant l’assouplissement des restrictions. Au fur et à mesure que les Canadiens se font vacciner, on observe néanmoins un optimisme prudent et des discussions sur un retour au bureau en toute sécurité.
Les entreprises dont le personnel est actuellement en télétravail ont beaucoup à envisager et à planifier avant le retour au bureau. Les quatre conseils suivants peuvent servir de guide à la mise en œuvre d’une stratégie de retour au bureau.
Après un an (et plus, pour certains) à la maison : qu’est-ce qui fonctionne et qu’est-ce qui ne fonctionne pas?
Au début de la pandémie, l’hypothèse populaire selon laquelle le travail à distance serait la voie de l’avenir et qu’il n’y aurait pas de retour au bureau. Cette prévision a été quelque peu revue à la baisse au cours des derniers mois, notamment en raison de la mise en évidence, au cours de la dernière année, de certaines difficultés liées au télétravail.
Dans un article récent du Harvard Business Review visant à aider les chefs de la direction à planifier le retour au bureau (en anglais), l’auteur Dan Ciampa souligne les défis considérables que posent certains aspects de la gestion des équipes à distance. « Les cadres doivent assurer la collaboration entre les différents services, encadrer les employés, gérer le personnel et les problèmes relationnels, et percevoir les signes subtils des interactions quotidiennes pour y déceler les obstacles à la communication ».
Parmi les autres défis auxquels sont confrontées les équipes exclusivement à distance, citons l’intégration des nouvelles recrues, en particulier celle des nouveaux diplômés et des plus jeunes membres du personnel dont le développement et la croissance sont largement favorisés par l’osmose d’un environnement d’équipe physique. Sans oublier la fatigue des vidéoconférences! Cela suffit pour que certaines équipes rêvent d’un retour aux réunions en présentiel avec du café bas de gamme et des beignes défraîchis.
Contrairement à l’idée reçue selon laquelle le télétravail serait la nouvelle norme, la tendance laisse maintenant supposer qu’on penchera plutôt vers un modèle hybride ou un retour progressif au bureau.
Ne précipitez pas le retour au bureau
Si la pandémie nous a appris quelque chose, c’est que les prévisions et les plans changent. Nous devons faire preuve de souplesse et d’adaptation lorsque nous prenons des décisions critiques qui ont une incidence sur la santé et la sécurité de nos équipes, ainsi que sur la viabilité de nos entreprises.
Tandis que les dirigeants évaluent les politiques, les calendriers et les stratégies pour ramener les équipes au bureau, d’importantes questions doivent être évaluées. Selon M. Ciampa, « les dirigeants avisés éviteront de définir une politique ou de prendre des décisions finales avant que cela ne soit nécessaire… Dans l’incertitude de ce qui nous attend, il importe d’éviter de susciter des attentes irréalistes ou de limiter les possibilités. Un élément fondamental pour des décisions aussi importantes et lourdes de conséquences consiste à prendre le temps de recueillir davantage d’informations et à laisser les options ouvertes aussi longtemps que possible. »
Même si vous décidez d’instaurer un modèle hybride combinant le travail à domicile et au bureau, vous devrez prendre des décisions importantes sur la meilleure façon de gérer cette stratégie. Vous devrez anticiper la façon dont vous gérerez les membres de l’équipe qui préfèrent travailler à domicile, mais qui sont chargés de responsabilités mieux assumées en présentiel, ou le moyen d’évaluer l’impact à long terme d’une main-d’œuvre dispersée sur la culture de l’entreprise par rapport au lieu de travail.
Planifiez un retour progressif au bureau
Pour tout plan de retour au bureau, la sécurité et la santé demeurent les principales priorités. Les politiques devront être fondées sur les directives de santé publique en vigueur et s’adapter en fonction de l’évolution de ces directives au fil du temps. Le gouvernement du Québec suggère un taux d’occupation maximal de « 25 % pour les entreprises dont les locaux sont situés dans des édifices à bureaux » et depuis le 8 avril 2021, la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) « exige le port du masque médical en continu à l’intérieur dans les milieux de travail » partout au Québec.
Prévoyez plusieurs scénarios. Les protocoles de transition devront inclure de nouveaux plans de retrait au cas où le nombre de cas augmenterait à nouveau. L’alternance des présences du personnel au bureau selon des horaires établis peut également être envisagée.
Dans la mesure du possible, commencez par les volontaires qui ont exprimé leur intérêt à retourner au bureau. Tenez compte que les employés ne seront pas tous aussi à l’aise avec cette idée. Certains devront évaluer les moyens de transport public pour se déplacer entre le domicile et le lieu de travail ou prendre d’autres dispositions pour la garde des enfants ou des personnes âgées.
Demandez régulièrement l’avis du personnel pour comprendre les problèmes et les préoccupations en cours, et ajustez la stratégie au besoin.
Évaluez et réglez tout changement d’infrastructure avant le retour du personnel
Les entreprises essentielles ont dû réagir rapidement et mettre en œuvre des changements pour assurer la sécurité de leurs équipes, notamment en fournissant des EPI (équipement de protection individuelle), en installant des cloisons en plexiglas et en ajoutant des stations de désinfection sur les lieux de travail. Des aménagements similaires seront nécessaires pour les espaces de bureaux avant que les équipes ne réintègrent les lieux.
L’établissement de critères relatifs à la qualité de l’air intérieur et aux systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, ainsi que l’adoption de surfaces sans contact et/ou faciles à nettoyer pour les portes, les interrupteurs, les appareils et les équipements sont d’autres éléments à prendre en considération.
En outre, différents organismes de santé publique dont le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail , la CNESST et le CDC (en anglais seulement) recommandent actuellement aux employés de ne pas partager de bureaux, de locaux ou d’équipements autant que possible. Les bureaux équipés de postes de travail partagés devront envisager l’attribution de bureaux désignés.
Alors que nous continuons à traverser cette pandémie, nous devons miser sur l’espoir d’un avenir meilleur. Une démarche mesurée et stratégique garantira un retour éventuel au bureau en toute sécurité et avec succès. Pour plus de détails au sujet des consignes en vigueur, veuillez vous référer aux consignes relatives au palier d’alerte de COVID-19 de votre région.
Ressources :
https://www.inspq.qc.ca/nouvelles/port-du-masque-medical-en-continu-milieux-travail (site mobile seulement)
https://www.inspq.qc.ca/publications/2937-recommandations-secteur-administratif-covid-19 (site mobile seulement)