L’importance de faire les choses à temps
Dans la vie, il est très important de faire les choses à temps. Il en est de même pour les régimes d’avantages sociaux.
À titre de promoteur d’un régime d’avantages sociaux, vous désirez éviter de devoir vous charger d’« adhérents tardifs ». Les adhérents tardifs sont ceux qui, à la date limite, n’ont pas encore présenté de demande d’adhésion au régime d’avantages sociaux. Une fois que les membres de votre personnel ont adhéré au régime d’avantages sociaux, il est facile d’oublier que des dates limites seront fixées pour l’adhésion des personnes qui se joindront à votre entreprise plus tard. Habituellement, les nouveaux membres du personnel doivent travailler pendant une certaine période avant d’être admissibles aux garanties. Cette période appelée « période d’attente » dure la plupart du temps 90 jours. Une fois que la période d’attente a expiré, le compte à rebours commence pour la protection. Les demandes d’adhésion des employés dûment remplies doivent être reçues dans les 31 jours suivants.
L’employé qui ne respecte pas la date limite est considéré comme un adhérent tardif et le processus d’adhésion se complique. L’employé doit répondre à des questions sur son état de santé et fournir des preuves médicales. Si l’employé demande une protection familiale, un questionnaire sur l’état de santé de ses personnes à charge admissibles doit être rempli. Selon les résultats, l’employé peut se voir refuser certaines ou même toutes les garanties. Et même si la protection est approuvée, la date d’effet de la protection est retardée. Les employés qui ont renoncé à l’assurance soins médicaux ou à l’assurance soins dentaires parce que leur conjoint était déjà couvert par des garanties similaires d’un autre régime d’assurance collective peuvent également être considérés comme des adhérents tardifs. Si leur protection prend fin (à la suite d’un divorce, de la perte d’emploi du conjoint, etc.), ils ont 60 jours pour demander la protection complète du régime. Après cette période, toute demande d’adhésion à ces garanties est considérée comme une adhésion tardive.
À l’arrivée d’un nouvel employé, vérifiez la date d’adhésion. Notez sur votre calendrier la date d’expiration de la période d’admissibilité de 90 jours environ une semaine auparavant. Vous vous éviterez ainsi des tâches supplémentaires attribuables à une adhésion tardive ainsi que peut-être la déception.